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5 principais ferramentas de gerenciamento de mudanças

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A mudança é uma constante no local de trabalho – especialmente na era da Transformação Digital. Felizmente, vários fornecedores oferecem ferramentas de gerenciamento de mudanças para ajudar a suavizar qualquer transição. A implantação de ferramentas de gerenciamento de mudanças pode ajudar a reduzir a confusão e as incertezas e a comunicar o impacto das alterações em toda a organização.

Aqui estão cinco ferramentas de gerenciamento de mudanças que podem ajudar sua organização no planejamento, mapeamento, gerenciamento, rastreamento e relatórios de mudanças organizacionais que resultam de iniciativas de gerenciamento de mudanças , grandes projetos, mudanças de pessoal ou outros fatores.

1- Freshservice
O Freshservice é uma ferramenta de gerenciamento de mudanças baseada em nuvem que permite que as organizações simplifiquem cada etapa do planejamento, desde o lançamento até às aprovações. Ele ajuda as empresas a gerenciar melhor as tarefas diárias, minimizar a redundância e ter maior controle sobre as aprovações.

Os principais recursos do Freshservice incluem:

– Gerenciamento de problemas: isola problemas, permite vincular a incidentes atuais ou passados ​​e identifica a causa raiz de qualquer problema

– Gerenciamento de incidentes: lida com tickets de suporte e automatiza fluxos de trabalho repetitivos

– Gerenciamento de versão: melhora o planejamento futuro, ajudando você a documentar qualquer build ou teste

– Relatórios: sinaliza qualquer afunilamento, monitora o desempenho do software e melhora a entrega por meio de recursos de relatórios predefinidos e personalizados

– E recursos adicionais que incluem aprovações de fluxo de trabalho, trilhas de auditoria, calendário de mudanças, planejamento de mudanças, gerenciamento de conformidade, priorização e gerenciamento de tarefas.

Os clientes-alvo da Freshservice incluem anunciantes, empresas de e-commerce, empresas de software, instituições financeiras e educacionais, provedores de serviços médicos, empresas de recursos humanos e organizações governamentais, variando em tamanho de dois a mais de 1 mil funcionários.

Integrações: Freshservice integra-se com muitos aplicativos, incluindo o G Suite, Office 365, Dropbox, Caixa, Skype, Zapier, Amazon Web Services, Salesforce, SugarCRM, Slack, JIRA, Quickbooks, Freshbooks, Microsoft SCCM e muito mais. Veja a lista completa de integrações aqui.

Preços: A Freshservice está disponível em planos mensais e anuais, variando de US$ 19 por usuário por mês para pequenas equipes (com base no faturamento anual) e até US $ 99 por usuário por mês, faturados mensalmente ou anualmente, para empresas maiores.

2 – Gensuite
A solução de gerenciamento de mudanças da Gensuite é voltada para ajudar equipes a descobrir e gerenciar os riscos e os requisitos de conformidade à medida que as mudanças operacionais, de equipamentos e relacionadas às pessoas ocorrem.

Os principais recursos do Gensuite incluem:

– Flexibilidade e autoconfiguração: permite a identificação, rastreamento e documentação de riscos que possam surgir durante mudanças operacionais, de equipamentos ou de pessoal

Estágios padronizados do processo: envolve as partes interessadas nas etapas do processo, desde a avaliação da mudança e a recomendação de controles, até a validação do processo

– Documentos “Replacement in Kind” para determinar quais avaliações formais de gerenciamento de mudanças (MOC) não são necessárias

– Comunicação automática de alterações e atualizações de status

Criação de listas de verificação do MOC online

Mineração de dados de status de conformidade, relatórios e tendências para identificar problemas

– Outros recursos incluem, trilha de auditoria, calendário de mudanças, planejamento de mudanças, gerenciamento de conformidade, priorização, gerenciamento de versões, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de treinamento.

A Gensuite atende os setores de defesa, distribuição, eletrônicos, energia e energias renováveis, entretenimento e comunicação, e empresas de alimentos e bebidas, entre 10 e mais de 10 mil funcionários.

Integrações: A Gesuite oferece um conjunto integrado de aplicativos de software, incluindo o MOC Manager, o Action Tracking System, o LockOut TagOut (LOTO) e o Equipment Tracker.

Preços: Sob conulta.

3 – Intelligent Service Management

O Intelligent Service Management, da Serviceaide, ajuda as organizações a planejarem lançamentos e executarem mudanças usando as melhores práticas com foco em velocidade e precisão.

Os principais recursos do Intelligent Service Management incluem:

– Aumento de eficácia da mudança ajudando as organizações a planejarem a comunicação, agendarem e identificarem se os padrões de política e conformidade são aplicados, revisados ​​e aprovados antes da implementação

– Implementação e alteração do planejamento de execução através da automação de processos do Intelligent Service Management; Fluxos de processo comprovados podem ser usados ​​para implementar mudanças, reduzindo riscos e garantindo consistência e conformidade com políticas e procedimentos.

– Uma função de gerenciamento de mudança ITIL (Information Technology Infrastructure Library) para verificar o gerenciamento do processo de mudança de forma transparente, reduzindo os riscos e atendendo ao contrato de nível de serviço e às obrigações contratuais.

– Outros recursos incluem fluxo de trabalho de aprovação e planejamento de mudanças.

O Intelligent Service Management é indicado para prestadores de serviços médicos, instituições de ensino superior, empresas do setor público, organizações de saúde e até startups com mais de 10 funcionários.

Integrações: Esta solução de gerenciamento de mudanças integra-se ao Zapier, ao Suporte Remoto Bomgar, ao Salesforce e ao Skype.

Preços:  Para saber mais sobre preços, entre em contato com a Serviceaide .

4 – Remedy Change Management 9
A plataforma Remedy Change Management 9 , da BMC Software, ajuda as empresas de gerenciamento de serviços de TI a lidar com incertezas e riscos potenciais em mudanças organizacionais. A plataforma cobre um amplo espectro de ações para planejar, rastrear e entregar mudanças com sucesso. 

Recursos da Remedy Change Management 9 incluem:

Detecção de colisão para ajudar as organizações a identificar automaticamente as alterações que podem entrar em conflito

– Análise de impacto para visibilidade dos serviços, ativos e pessoas afetadas por uma mudança

– Aprovações de vários níveis para garantir mudanças são aprovadas por todos os indivíduos apropriados antes de serem promulgadas

– Aplicação de políticas para garantir que as melhores práticas e a conformidade sejam aplicadas para atender aos regulamentos específicos do setor

O Remedy Change Management 9 também inclui dashboards de KPI e relatórios específicos de processos, que oferecem insights para tomadas de decisão rápidas e precisas, além de outros recursos, como planejamento de mudança e gerenciamento de conformidade.

O Remedy Change Management 9 é voltado para empresas da maioria dos setores, de 50 a mais de 1 mil funcionários.

Integrações: Entre em contato com a BMC para saber mais sobre as integrações disponíveis.

Preços: Para também sob consulta.

 

5 – Whatfix
A ferramenta de gerenciamento de mudanças Whatfix orienta as partes interessadas  durante os processos de mudança e ajuda a aumentar as taxas de adoção de produtos de software sem o risco de lacunas de produtividade.

Os principais recursos do Whatfix incluem:

– Guias interativos para ajudar os funcionários através de suporte on-the-go

– Orientação interativa incorporada para facilitar a compreensão e a adoção de software pelos funcionários

– Suporte contextual para funcionários com base em suas necessidades de aplicativos e dados comportamentais, permitindo um grau mais alto de precisão na resposta da ajuda

– Outros recursos incluem fluxo de trabalho de aprovação, gerenciamento de conformidade e gerenciamento de treinamento

A Whatfix atende a uma ampla gama de pequenas e médias empresas e grandes empresas em muitos setores, incluindo varejo, tecnologia, saúde, fundos de caridade, entretenimento, finanças e muito mais.

Integrações: As integrações incluem o Zendesk, o Salesforce, o PeopleSoft, qualquer Sistema de Gerenciamento de Aprendizagem compatível com o Modelo de Referência de Objeto de Conteúdo Compartilhado (SCORM) e muito mais. Visite Whatfix para ver todas as integrações de terceiros .

Preços:  Sob consulta.

Fonte: https://cio.com.br/5-principais-ferramentas-de-gerenciamento-de-mudancas/

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6 formas de otimizar o uso das ferramentas de gerenciamento de projetos

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O trabalho remoto cada vez mais híbrido exige resiliência e engajamento da equipe na hora de usar ferramentas colaborativas. Explorar ao máximo as ferramentas de gerenciamento de projetos torna o processo mais eficaz e eficiente.

Em artigo publicado no Inc., David Finkel, autor de The Freedom Formula: How to succeed in Business Without Sacrificing Your Family, Health, or Life (A Fórmula da Liberdade: Como ter suceso nos negócios sem sacrificar sua família, saúde e vida, em tradução livre) compartilha dicas sobre o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos a partir da experiência de sua equipe na Maui Mastermind.

A equipe de Finkel trabalha remotamente há mais de 20 anos e tem usado vários programas de gerenciamento de projetos nos últimos 15.

A maioria das dicas que Finkel destacou no artigo pode ser aplicada em qualquer ferramenta, seja Asana, Zoho Projects, Trello, Basecamp, Liquid Planner ou qualquer outra.

Segue as sugestões de Finkel de acordo com seu artigo publicado no site Inc:

1. Decida quem deve postar

Em 80% a 90% do tempo, a pessoa que deveria postar uma tarefa ou uma atualização de uma tarefa é o dono da própria tarefa. Talvez em 10% ou 20% das vezes, será um colega comentando sobre algo que outra pessoa fez ou atribuindo uma tarefa a outra pessoa, ou pode ser o gerente dessa pessoa.

Mas evite a armadilha de você – o gerente de um subordinado direto – ser o responsável por todas as coisas pendentes na lista de tarefas de gerenciamento de projetos dessa pessoa.

Você não quer isso. Você quer que sua equipe seja o dono. Isso permite que você veja se eles têm clareza sobre o que devem fazer. Deixe-os crescer profissionalmente, tendo sua própria lista de tarefas. É uma ótima maneira de ajudar a desenvolver seu pessoal.

2. Atualize diariamente

Espere, como algo inegociável, que você e sua equipe atualizem seus vários projetos no final de cada dia. Leva apenas cinco ou 10 minutos para fornecer atualizações, para obter suas porcentagens de conclusão em uma tarefa de 10% a 30% ou para colocar um comentário ou dois aqui e ali, mas espere que as pessoas façam isso diariamente.

Esses cinco ou 10 minutos de atualizações economizarão o dobro do tempo na troca de e-mails.

3. Aproveite o seu feed

Praticamente toda ferramenta de gerenciamento de projetos tem um feed e, neste ponto, todos estão familiarizados com isso, seja do Facebook ou do feed que você vê em sua ferramenta de projeto. Mas mostre o que há de novo, do mais novo ao mais antigo, cronologicamente, em um feed separado.

4. Use e abuse da versão móvel

Outro truque tem a ver com olhar o feed por meio de um aplicativo móvel. Muitos desses programas têm muitos recursos e opções, o que pode atrapalhar a obtenção de uma visão geral do progresso de sua equipe. Portanto, tente pular a versão para desktop e, em vez disso, monitore o feed pelo telefone ou tablet. Geralmente é muito mais limpo e fácil de navegar.

5. Aprenda a filtrar

A maioria das ferramentas apresenta um filtro do qual é possível optar, por exemplo, pelo filtro por usuário/projetos. Ao selecionar o seu próprio nome ou de qualquer membro da equipe, a ferramenta mostrará somente aqueles projetos relacionados ao membro do time selecionado.

Portanto, certifique-se de conhecer seu programa e seus recursos. Isso provavelmente tornará as coisas muito mais fáceis para você. Garanta que os projetos tenham os membros participantes inseridos corretamente para maior eficácia da ferramenta.

6. Adote para a vida

Se você realmente deseja que uma ferramenta de gerenciamento de projetos funcione bem para você, todos precisam estar lá, todos precisam usá-la.

Se somente 60% ou 70% de sua equipe está usando, o processo se torna frustrante, porque ainda há coisas que caem nas rachaduras. As pessoas que o usam se ressentem das que não o fazem. As pessoas que não o usam ficam na defensiva.

Se você atingir 80%, ainda é frustrante porque ainda há coisas se perdendo, mas quando você atinge cerca de 90%, o ponto crítico quando as pessoas estão usando razoavelmente bem e regularmente, é quando a mágica acontece.

FONTE: https://computerworld.com.br/2020/08/15/6-formas-de-otimizar-o-uso-das-ferramentas-de-gerenciamento-de-projetos/

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4 tendências de gerenciamento de projeto que estão em alta

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O gerenciamento de projetos é um alvo escorregadio. Uma vez que o reino dos gerentes de projeto (PMs) armado com uma ferramenta de rastreamento como o Microsoft Project, um escritório, um orçamento de viagem e um excelente espaço para reuniões em todo o mundo, reduziu-se a uma tela de computador – e até mesmo a uma mentalidade – viu-se que ele é, na verdade, melhor atendido quando ofertado com profundo conhecimento, habilidades de liderança, táticas de negociação e uma equipe capacitada (e agora provavelmente remota).

Mesmo antes da pandemia, o gerenciamento de projetos estava passando por uma mudança radical. Mas a natureza remota de nosso novo normal acelerou e se transformou.

Mas o que é realmente considerado como tendência positiva quando falamos sobre gerenciamento de projetos? A CIO conversou com executivos que estão vivendo na vanguarda dessa mudança. Eles compartilham quais tendências devem estar no radar dos líderes.

 

Ferramentas de colaboração remota

A pandemia levou as pessoas – não apenas as que estão em trabalhos técnicos – a usar ferramentas que muitas resistiram há muito tempo. E uma coisa engraçada aconteceu. Eles se sentiram confortáveis ​​com eles. Eles descobriram que as ferramentas digitais que nós, técnicos, usamos há muito tempo, permitiram que eles fossem altamente produtivos, mantendo-se mais próximos de casa e da família. Depois que as pessoas voltam ao escritório – da maneira que o fazem – é provável que isso continue. E isso está mudando tudo.

“A pandemia tem sido um catalisador”, diz Jeff DeVerter, CTO de produtos e serviços da Rackspace. “A Microsoft viu dois anos de transformação digital – pessoas se mudando para a nuvem – em alguns meses. Será interessante ver como isso aumentará as empresas no futuro. “

Scott Bales, vice-presidente de entrega e engenharia de soluções da Replicon, concorda. “Não podemos gastar tempo com nossos clientes – uma perda que impactou os projetos porque estar na sala oferece uma conversa com maior largura de banda. Mas ganhamos videochamadas. Agora, em vez de ver alguém por duas semanas pessoalmente no início e novamente perto do final de um projeto, você os vê 100% do tempo – online. Isso parece ser aceito como a norma agora. Essa é uma tendência interessante. “

“Os departamentos de TI sempre adotaram coisas novas”, concorda Evans. “Eles mudam facilmente para coisas como JIRA, Slack e Teams. Mas agora estamos vendo mudanças no atacado entre os departamentos mais tradicionais. Por exemplo, um grande banco suíço com quem trabalhamos está distribuindo equipes em toda a organização para que eles possam ter reuniões de equipe on-line, bate-papos, presença virtual e todas as coisas que os profissionais de tecnologia usam há anos. ”

 

Competência

“Trabalhar remotamente nivela o campo de jogo”, diz DeVerter. “Estive recentemente em uma ligação com o CIO de um grande banco global. No passado, eu voava para o local dele, usava meu melhor terno e me encontrava em seu escritório sofisticado.

A reunião remotamente removeu as armadilhas de sucesso e poder que historicamente definem esse tipo de reunião de alto nível. Sem necessidade de espaço para escritório, orçamento de viagem ou roupas poderosas da Gucci, tudo se resumia à competência.

“Ele estava no que parecia o canto do sótão”, ri DeVerter, “vestindo um pulôver. O CTO dele estava de camiseta. Muito do que costumava acontecer era construído sobre tradição, presença, esse tipo de coisa. Agora, é tudo sobre o quão bem você pode fazer backup do que está dizendo. “

Está se desenrolando de maneiras mais infelizes para pessoas e organizações que se basearam nessas armadilhas do que em competência. Mas essa tendência já se mostrou boa para a produtividade geral.

“Todos nós seremos classificados quanto à nossa capacidade de produzir como indivíduos e organizações”, diz DeVerter. “Muitas empresas têm medido pela presença. Você poderia sobreviver se soubesse a aparência de ocupado, com relógio na hora certa e tivesse a pilha de papéis certa ou a quantidade certa de taxa de transferência de e-mail. ”

Diante disso, diz DeVerter, “a liderança deve colocar tudo sobre a mesa. Eles deveriam estar definindo o jogo de campo e dizendo quais são os postes do gol, para que a equipe possa correr duro em direção a eles. ”

 

Propósito

Seja adotando uma posição sobre a injustiça racial, reconhecendo que os colegas de trabalho têm vidas fora do trabalho, pagando aos funcionários de maneira justa, lidando de maneira responsável com as alegações de assédio sexual ou respondendo a uma pandemia, o propósito bem definido de uma empresa é uma tendência irreversível.

“Todo mundo brinca: ‘Como você está fazendo do mundo um lugar melhor?'”, Diz Matt Burns, líder do ecossistema de startups da monday.com. “Mas eu não acho mais uma piada engraçada. As pessoas querem saber: ‘Como você está tornando este mundo mais seguro, mais feliz e mais saudável? O que você está fazendo? ‘Vivemos em uma sociedade compartilhada e devemos nos concentrar em melhorá-la. “

Isso também não é algo que pode ser tratado de forma leviana. Oferecer elogios a uma tendência social pode parecer facilmente falso, como pular em uma onda para obter pontos que você não está disposto a ganhar. “O público pedirá recibos”, diz Burns.

Agora que tiramos o local do local de trabalho, ele diz. É provável que o propósito direcione as razões das pessoas para escolher um empregador em detrimento de outro, um local em detrimento de outro. “Se você deseja obter os melhores talentos diversos para expandir sua organização, eles precisam saber que significam muito, importam, que estão melhorando o mundo”, diz Burns.

 

Liderança

“Historicamente, os gerentes de projeto são muito orientados a tarefas”, diz Nancy Bechthold, vice-presidente de operações de serviços da NetSPI. “Eles tinham um plano de projeto, faziam check-in com uma equipe, atribuíam tarefas e voltavam periodicamente para ver o status dessas tarefas.”

Esse estilo de gerenciamento de projetos está diminuindo. E isso é uma oportunidade e um desafio para os PMs. “Estamos vendo os gerentes de projeto assumirem um papel de liderança real”, diz ela. “Eles estão liderando toda a equipe, além de levar os clientes em direção ao melhor caminho para o sucesso.”

Isso significa que os gerentes de projetos precisam saber muito mais do que como acompanhar tarefas, atualizações e prazos. Eles devem entender o projeto, mesmo os aspectos técnicos, seus requisitos legais e como tudo isso afeta os negócios e o projeto. Talvez o entendimento de um PM não precise ser profundo, não em todos os tópicos. Eles não podem ser pressionados para escrever códigos ou criar argumentos legais. Mas eles precisam saber o suficiente para fazer as perguntas certas ou chamar a atenção do cliente para questões importantes.

“Este é um conjunto de habilidades muito diferentes”, diz Bechthold. “Requer conhecimentos, além da capacidade de negociar, orientar e motivar. Isso também significa que eles precisam entender os negócios – e os negócios do cliente “.

Fonte: https://cio.com.br/4-tendencias-de-gerenciamento-de-projeto-que-estao-em-alta/

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7 dicas para aproveitar ao máximo sua equipe de projeto (mesmo à distância)

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Lançar um novo projeto de TI é sempre um desafio. Acrescente uma pandemia, incerteza nos negócios, instabilidade econômica e uma força de trabalho dispersa e distraída, e a tarefa se torna ainda mais assustadora.

Apesar dos vários obstáculos que os líderes de projeto enfrentam nos tempos difíceis de hoje, ainda é possível formar uma equipe de classe mundial que atenda, ou mesmo supere, os indicadores de desempenho, orçamento e tempo projetados. O segredo está na persistência, na gestão forte e em manter um foco nítido no objetivo final. Aqui estão sete dicas que ajudarão você a começar.

 

  1. Comece a planejar

Antes de montar uma nova equipe de projeto, o líder precisa estabelecer a razão de ser do empreendimento – sua justificativa para a existência – com base no prazo previsto, nas metas e no valor planejado da empresa. “Definir o escopo do trabalho, as partes interessadas internas e externas, o conjunto de habilidades necessárias e a carga de trabalho necessária é fundamental para atender às metas do projeto e determinar as necessidades da equipe”, diz Rob Dreussi, CIO da empresa de consultoria de TI do hospital HCTec.

O planejamento do projeto deve ser concluído antes de avançar com qualquer outra coisa ou o empreendimento será prejudicado antes de sair do portão de partida. “É fundamental que os líderes façam isso no início de um projeto para garantir que todos os envolvidos estejam alinhados com o objetivo e os resultados esperados”, explica Tammy Alairys, Líder em Transformação de Tecnologia da unidade de consultoria.

 

  1. Identifique e selecione os participantes da equipe

Depois que a missão e os objetivos de um projeto são definidos e compreendidos, é hora de começar a montar uma equipe capaz que guiará o empreendimento até sua conclusão bem-sucedida. Um dos maiores desafios que os líderes de projeto enfrentam é selecionar membros da equipe que possuam a combinação certa de produto, habilidades técnicas e de colaboração.

“Procure algumas pessoas fortes nas três [áreas] para começar, depois preencha o restante da equipe com pessoas fortes em uma ou duas áreas e que possam se complementar”, aconselha Chris VanHoeck, Diretor de Programa e Projeto Gestão da empresa de consultoria e pesquisa tecnológica ISG. “Não descarte o indivíduo introvertido, tecnicamente forte, mas silencioso, que pode ser um forte jogador de equipe”.

Embora seja sempre bom recrutar membros da equipe que possuam uma variedade de habilidades, tente se concentrar nos candidatos que possuem o conhecimento de software ou sistema necessário para concluir o projeto, sugere Brad Willman, Diretor de TI da Entrust Solutions, um provedor de serviços gerenciados de TI. “Procure também os membros que demonstraram eficiência e trabalho em equipe comunicativo em suas experiências de trabalho”, diz ele.

Nicole Athanassiadis, Vice-presidente de Tecnologia de Negócios de TI da Mitel, diz que se concentra em combinar os membros da equipe aos objetivos do projeto. “Eu me concentro nas habilidades técnicas necessárias para minha equipe”. Athanassiadis acredita que toda equipe deve incluir um analista de negócios. Esse indivíduo pode trabalhar com o líder do projeto para entender os processos de negócios relevantes para os objetivos do projeto e interagir com as partes interessadas do negócio e especialistas no assunto para entender suas preocupações e necessidades. “O analista de negócios pode vir de dentro da organização de TI, de uma equipe de unidade de negócios ou de um fornecedor externo que está ajudando na implementação da solução”, acrescenta ela.

 

  1. Designar tarefas

Existem várias maneiras de atribuir tarefas aos membros da equipe. A abordagem mais apropriada a ser usada dependerá da complexidade, tamanho do projeto e da participação de terceiros, como fornecedores ou parceiros de negócios. Modelos em cascata e agile são as metodologias mais usadas. “Tradicionalmente, em uma abordagem em cascata, as tarefas são alocadas com base em dependências e esforço de trabalho”, diz Alairys. “Mais recentemente, a metodologia agile permite que equipes e membros do Scrum tenham mais autonomia para priorizar suas próprias tarefas”.

Independentemente do modelo usado, todas as tarefas devem ser abertas e completamente visíveis. “As tarefas devem ser atribuídas eletronicamente para criar visibilidade e responsabilidade em toda a equipe”, aconselha Dreussi. “Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos pode mostrar todas as tarefas em todo o portfólio de projetos, incluindo horas esperadas, horas reais e atualizações de marcos em tempo quase real”.

Também é importante que os participantes sejam notificados de suas obrigações e responsabilidades exatas desde o início do projeto. “Cada membro da equipe deve entender qual papel está desempenhando e o que é esperado deles em seu papel”, diz Athanassiadis. A conscientização de tarefas e funções é particularmente importante ao gerenciar uma equipe grande, que pode incluir membros com tarefas sobrepostas.

 

  1. Incentive a colaboração

comunicação aberta e transparente é essencial para uma colaboração bem-sucedida. “As reuniões regulares da equipe, incluindo as paradas diárias, devem se concentrar no trabalho em questão e em quaisquer problemas que estejam impedindo o progresso da equipe”, recomenda VanHoeck. “Quando o líder da equipe incentiva os membros a identificar problemas [pendentes] e, em seguida, apoia sua resolução, através da assistência de colegas de equipe ou entrando em contato com a equipe, conforme necessário, a colaboração é incentivada e se alimenta”, explica ele.

Embora nada ultrapasse o valor das interações cara a cara, as trocas presenciais geralmente não são possíveis no ambiente de trabalho atual com pandemia. A videoconferência fornece a melhor alternativa seguinte e é frequentemente a única opção quando os membros da equipe estão espalhados por vários locais. “Seja pessoalmente ou por meio de bate-papo por vídeo, uma cadência regular de reuniões e pontos de verificação é vital para a colaboração e a moral da equipe”, diz Dreussi.

Ao planejar sessões de colaboração, é importante respeitar as necessidades individuais e os horários de trabalho dos participantes. Normalmente, os problemas de tempo podem ser resolvidos sendo atenciosos e flexíveis. “Com a tecnologia de colaboração de hoje, ficou muito mais fácil encontrar o equilíbrio certo entre reuniões [virtuais] presenciais e check-ins rápidos”, observa Dreussi.

 

  1. Forneça motivação

Quando aplicada corretamente, a motivação é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos. É responsabilidade do líder inspirar a equipe colocando tarefas pequenas, aparentemente insignificantes, em uma visão maior. “Quando o objetivo final estiver longe, a liderança deve encontrar maneiras de comemorar os marcos intermediários e os pequenos sucessos e dar aos colegas de equipe o reconhecimento que eles merecem para mantê-los motivados”, diz Alairys.

“Não há molho mágico”, declara Dreussi. “Se você deseja que seu projeto seja bem-sucedido, deve se envolver [com] reforço positivo”, aconselha ele. Os líderes não podem simplesmente lançar um projeto, dar um passo atrás e aguardar atualizações semanais de status. “Eles precisam pensar em maneiras de ajudar sua equipe e criar valor agregado além do escopo inicial de trabalho, quando possível”.

As pessoas geralmente acreditam que apenas um grande orador pode inspirar equipes, diz VanHoeck. “Embora essa habilidade certamente ajude, inspirar a equipe é melhor realizado quando [os membros] veem claramente onde seus esforços contribuem para o sucesso da equipe e da organização”, observa ele. Comece definindo o trabalho em contexto e comunicando qual será o objetivo final. “Depois disso, verifique se cada indivíduo reconhece como seu esforço se encaixa no objetivo da equipe e da organização”.

Nenhum projeto existe no vácuo, observa Miles Ward, CTO da empresa de serviços de consultoria de negócios e tecnologia SADA. “Líderes lideram liderando, não apontando o dedo e saindo pelas costas”.

 

  1. Gerenciar o conflito

Raramente as equipes de projeto atingem seus objetivos sem sofrer ataques periódicos de discórdia interna. Isso nem sempre é uma coisa ruim, no entanto. De fato, argumentos construtivos geralmente podem ser usados como uma ferramenta para resolver com êxito problemas difíceis. O truque consiste em não permitir que a dissidência entre em argumentos pessoais ou se estenda para áreas que não são relevantes para o assunto em questão.

Tente chegar à raiz da disputa, aconselha Willman. “Determinar se o problema está surgindo do próprio projeto ou de desacordos pessoais pode ajudá-lo a encontrar um caminho a seguir”, explica ele. “Como líder da equipe, determine quais conselhos ou clareza sobre as metas do projeto você pode oferecer para resolver as dificuldades da equipe de projeto de TI”. Se os problemas interpessoais são os culpados, Willman sugere recorrer ao RH para obter assistência.

Desacordos mais tranquilos também exigem ouvir os membros da equipe e respeitar todas as opiniões, diz Athanassiadis. “Todos os membros da equipe têm perspectivas diferentes para contribuir; portanto, ouça, trabalhe para entender e traga os membros de volta à visão e aos objetivos compartilhados do projeto”.

 

  1. Recompense a equipe

Celebrar o sucesso é uma maneira de baixo custo e alto impacto para recompensar uma equipe por um trabalho bem-feito. As recompensas tangíveis e intangíveis podem ajudar os membros a voltarem para suas funções habituais de trabalho e incentivar a participação em projetos futuros. Athanassiadis recompensa suas equipes, dando aos participantes a oportunidade de descomprimir. “Um pouco de tempo de inatividade é sempre apreciado”, observa ela.

As recompensas monetárias são sempre apreciadas, mas devem ser tratadas através do RH em tempo hábil, aconselha VanHoeck. “Esperar seis meses após o término do projeto pela recompensa não fornece o reforço positivo que resulta na continuação do comportamento desejado”, explica ele.

Athanassiadis também gosta de dar a suas equipes algum reconhecimento interno e público. “Normalmente, envio materiais para promover o que a equipe fez”, diz ela. A Mitel também possui um programa formal de reconhecimento, o Bravo Rewards, que destaca as conquistas importantes da equipe. “É uma boa maneira de destacar o trabalho da equipe como um todo, mas também como todos contribuíram individualmente”, observa ela.

 

E não se esqueça

Qualquer projeto é uma jornada, observa Athanassiadis. “Pode haver tempestades no começo, mas não há nada melhor do que sair de um projeto com esse sentimento de realização”.

Fonte: https://cio.com.br/7-dicas-para-aproveitar-ao-maximo-sua-equipe-de-projeto-mesmo-a-distancia/

 

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Qual é a importância da Metodologia Ágil na gestão de empresas?

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Neste texto, nós vamos falar um pouco mais sobre como as metodologias ágeis se tornaram grandes aliadas para o sucesso das empresas. Entenda!

 

O que são metodologias ágeis?

Podemos dizer que uma metodologia ágil é a junção de ações que ajudam no desenvolvimento e execução de um projeto. Uma das principais características desse tipo de estratégia é a sua divisão em estágios e como cada um deles deve entregar uma solução que, no final, possa trazer ao resultado completo.

São técnicas que permitem fazer o que é preciso de forma rápida e sem a necessidade de um alto custo. Como falamos, a origem da maioria dessas metodologias vem do desenvolvimento de softwares, em que parte da construção dos programas exige uma flexibilidade de processos.

Muitas vezes, era preciso realizar mudanças mesmo com o projeto finalizado. Sendo assim, ao aplicar essas metodologias, o objetivo era sempre trazer mais flexibilidade para a inserção de novas ideias ou aprimorar o que já foi feito.

 

Como o uso de uma metodologia ágil pode ser fundamental para resolver problemas complexos de um negócio?

O dia a dia de uma empresa apresenta uma série de situações que necessitam de uma resposta rápida e que seja adaptável. Nesse contexto, usar a metodologia ágil pode ser crucial para a tomada de decisão e para estar preparado para mudanças inesperadas no mercado.

É uma chance de evitar os métodos burocráticos para conseguir o que se quer e poder resolver problemas específicos com mais agilidade. Entre as maneiras que uma metodologia ágil pode ajudar um negócio estão:

  • auxiliar na criação de equipes específicas para a resolução de problemas;
  • flexibilizar a indicação de tarefas para os funcionários, prezando a capacidade de cada um, e não apenas a função;
  • favorecer os prazos e organizar cada etapa de um projeto;
  • monitorar as atividades.

 

Scrum — a metodologia para os negócios

Um dos grandes exemplos de metodologia ágil que foi totalmente adaptada para a utilização de empresas é a Scrum. Inclusive, isso é bem debatido no livro Scrum — A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo, de Jeff Sutherland.

Basicamente, essa é uma estratégia em que o objetivo é avaliar cada etapa de um projeto. Promove isso ao realizar pausas regulares ou sprints para ver se a execução está trazendo resultados, se há algum gargalo e o que pode ser mudado para agilizar os processos.

É uma metodologia que tem como finalidade descobrir o que é mais importante para que a concretização do planejamento seja priorizada.

 

Como funcionam as metodologias ágeis, na prática?

Neste tópico, queremos mostrar alguns bons exemplos de como as metodologias ágeis têm ajudado diferentes empresas a atingir os seus resultados de forma responsável e prática. Um bom exemplo é a Buurtzorg, uma companhia holandesa que trabalha no setor de enfermagem.

Há um tempo, a gestão resolveu utilizar metodologias ágeis para melhorar os seus resultados. Seus enfermeiros conseguem administrar suas atividades sozinhos, além de serem capazes de apresentar estratégias para a solução de problemas.

Outro exemplo é a Rádio Pública Nacional Americana que, quando vai desenvolver uma nova programação, utiliza os conceitos das metodologias. Já empresas como a Saab, usam para a criação de caças, assim como a grande companhia CH Robinson. Responsável por oferecer soluções de logística para outros negócios, procura aplicar em seu setor de recursos humanos.

Quando vai desenvolver outras máquinas, a John Deere também vai atrás das metodologias ágeis para trazer para a realidade os seus esboços. Enquanto na Mission Bell Winery, as estratégias são usadas em todos os processos, desde a produção ao armazenamento do vinho, inclusive para as atividades administrativas.

Logo, dá para perceber como diferentes empresas já enxergam essas metodologias como grandes aliadas para as soluções de suas questões. Sejam elas usadas para o desenvolvimento de apenas um projeto, sejam para definir todos os processos de seus produtos e serviços.

 

Quais são os resultados que as metodologias ágeis trazem?

Existem diferentes resultados que o uso desses métodos podem trazer para um negócio. De uma maneira geral, a agilidade e o foco são bastante beneficiados quando se usa uma metodologia para desenvolver um projeto. Além disso, é possível impedir que certos erros, na hora do desenvolvimento, passem despercebidos, cortando, por assim dizer, o mal pela raiz.

Entre outros resultados bastante interessantes, podemos destacar:

  • responder às mudanças organizacionais – as metodologias têm a vantagem de estimular a flexibilidade em relação à equipe. Como não são táticas rígidas, elas proporcionam que transformações sejam implementadas durante todo o processo;
  • aumentar a produtividade e o desempenho – os trabalhos em equipe são bem favorecidos nesse caso, pois, as estratégias tendem a estimular o foco e que cada etapa tenha um começo, meio e fim. Dessa forma, não se perde tempo com distrações;
  • atende às necessidades dos clientes – como destacamos, com a versatilidade, é possível que a equipe esteja sempre preparada para o que aparecer, inclusive, para as exigências ou mudanças de ideia dos consumidores.

De fato, o uso de metodologia ágil é uma ótima forma de uma empresa conseguir realizar os seus projetos com segurança e rapidez. Ela oferece a certeza de que todos os processos serão feitos da maneira certa e com condições de trazer os resultados almejados. No entanto, não é incomum que desafios apareçam nesse meio tempo.

É possível que haja algumas resistências para a implementação dessas metodologias. Isso ocorre, principalmente, para aquelas empresas que estão acostumadas a utilizar táticas mais tradicionais.

Entre os desafios, lidar com as estruturas organizacionais rígidas e processos que também são engessados. Porém, ao buscar o auxílio dos métodos, há mais chances de melhorar a flexibilidade e deixar as ações mais fluídas.

Gostou do nosso texto sobre metodologia ágil? Tem alguma dúvida ou sugestão? Então, não esqueça de comentar! Queremos a sua participação!

Fonte:  https://blog.fnq.org.br/metodologia-agil/

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6 Principais Tendências em Gestão de Projetos

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  1. 1. Metodologias ágeis e Kanban

A metodologia ágil – ou Agile – é um conjunto de princípios que ajuda os desenvolvedores a se adaptarem às mudanças rapidamente e adotar uma abordagem mais flexível em vez de uma estrutura tradicional rígida em cascata.

O Manifesto Ágil destaca a necessidade de priorizar os indivíduos sobre o processo e isso pode se tornar um princípio muito útil para gestores de projetos que trabalham com recursos humanos. Isso porque rédeas livres sobre seus projetos permitirá uma tomada de decisões mais rápidas e melhores.

Já o Kanban, conhecido por muitos, é uma metodologia mais visual e baseada em fluxo de trabalho. Originalmente desenvolvida pela Toyota para atribuir cargas de trabalho por meio de um sistema de cartões, essa metodologia prioriza pequenas entregas diárias, concentradas no que um trabalhador pode alcançar em um dia.

O Kanban garante que pequenas metas sejam alcançadas todos os dias, o que significa que o progresso é facilmente mensurável. Por isso, é uma metodologia útil para os gestores de projetos explorarem.

2. Automação

Tecnologias de ponta, como a inteligência artificial, entraram no gerenciamento de projetos especificamente por meio de softwares. Os gestores de projetos têm sido historicamente dependentes deles, como o Microsoft Excel para entrada e análise de dados e o Microsoft Project para gerenciamento de projetos.

No entanto, ferramentas melhores já estão disponíveis. As tarefas repetitivas podem ser automatizadas para aumentar a eficiência e permitir que os funcionários dediquem mais tempo a um trabalho de maior valor agregado.

A otimização de recursos se tornará muito mais fácil com a oportunidade de permitir que o software crie modelos de recursos, enquanto os gestores de projetos assumem uma posição de estratégia de nível superior.

A automação se tornará uma tendência de gerenciamento de projetos indispensável, pois permite que os profissionais envolvidos aumentem sua produtividade e reduzam sua carga de trabalho. No futuro próximo, será o ativo mais forte de um gestor de projetos.

3. Responsabilidade social

A responsabilidade social está se tornando uma parte fundamental do gerenciamento de projetos e levará a uma melhor responsabilidade nas equipes. Confiabilidade e prestação de contas abraçarão a responsabilidade de incentivar um impacto positivo no meio ambiente, em funcionários, partes interessadas e outros membros.

As pessoas estão cada vez mais dispostas a fazer negócios com empresas que se comportam de maneira socialmente responsável. Os gerentes de projeto podem mudar o comportamento socialmente responsável de suas empresas no nível local com uma melhoria nas regulamentações do local de trabalho, das proteções ambientais e dos direitos dos funcionários.

4. Apresentação orientada por dados

No ambiente empresarial moderno, o planejamento de projetos e acompanhamento do progresso simplesmente não é mais suficiente. Os gerentes estão procurando ferramentas com análise e apresentação avançada de dados que possam ser utilizadas em relatórios para o gerenciamento superior e gerenciamento do projeto.

Nos últimos anos, várias soluções foram construídas sobre os softwares existentes para fornecer dados melhores. Elas estão disponíveis em ferramentas de gerenciamento de tarefas, como o Trello, ferramentas de gerenciamento de software, como o JIRA, e sobre gráficos de Gantt em várias outras soluções.

Embora essas ferramentas forneçam uma melhor apresentação de dados, a camada de apresentação não está conectada aos dados reais e pode estar sujeita à manipulação.

Por isso, procure ver mais camadas de apresentação ricas em dados em soluções de gerenciamento de projetos avançando. Isso porque essa tendência é uma resposta a uma necessidade real proveniente do nível do usuário.

5. Colaboração e nuvem

Mais e mais empresas estão optando por contratar funcionários remotos ou permitindo que os colaboradores trabalhem em casa por uma parte da semana de trabalho.

A tendência para uma força de trabalho mais distribuída e remota significa que um número crescente de empresas tem necessidades de software diferentes do que teriam se estivessem gerenciando funcionários no local.

Em particular, as equipes distribuídas precisam de uma maneira de se comunicar como se estivessem todas no mesmo escritório. Para complicar ainda mais o processo, com equipes totalmente remotas, as empresas podem ter funcionários em todo o mundo – o que significa que grande parte da conversa no local de trabalho acontece de forma assíncrona, enquanto um membro da equipe está dormindo ou ausente do escritório.

Para atender a essas necessidades, as soluções de software baseadas na nuvem atendem às necessidades de uma empresa distribuída. Esse programa precisa ser agnóstico do sistema operacional e trabalhar em vários dispositivos.

Como as informações são transmitidas pela internet, elas também devem incluir protocolos de segurança para proteger dados confidenciais e proprietários. Acima de tudo, ele precisa ser executado rapidamente, sem atrasos e permitir que várias pessoas visualizem e interajam com documentos simultaneamente.

6. Design Thinking

Design Thinking já é popular e ajuda a desenvolver soluções para as abordagens integradas que já são utilizadas. Elas podem ser emprestadas de práticas de engenharia em combinação com as ideias de esferas como negócios, arte, ciências sociais.

Essa metodologia é bastante importante para os gerentes de projeto e outros profissionais envolvidos, pois é uma ferramenta para várias tarefas importantes, como:

  • para desenvolver a essência do projeto;
  • para definir os requisitos;
  • para procurar soluções para problemas atípicos que possam surgir durante o trabalho.

Muitas empresas no mercado moderno ajudam seus gerentes de projeto a dominar as abordagens de gerenciamento ou web design atualmente. E essa tendência tem tudo para crescer ainda mais no próximo ano.

Como você pode perceber, todos os anos surgem novas tendências para diversos mercados. As de gerenciamento de projetos estão mudando, mas o objetivo básico da área permanece o mesmo. O tempo e o orçamento serão sempre o principal aspecto.

Invista na ferramenta certa para o sucesso do projeto, que fornece dados em tempo real e flexibilidade para a gestão e se adapta às tendências do setor para obter uma boa ideia do seu projeto.

Fonte: https://fnq.org.br

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Por que aprimorar a área de projetos da sua empresa?

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Importante setor da organização, a área de projetos ajuda no cumprimento de prazos de cada demanda e tomadas de decisões mais assertivas

O universo corporativo vem se reinventando progressivamente. Diante de tantas mudanças, que envolvem desde a inserção de conceitos tecnológicos a novos modelos de gestão, para que as empresas consigam alcançar seus objetivos, desenvolver estratégias que aumentem a eficiência operacional é indispensável. Nesse sentido, antes de mais nada, o gerenciamento de projetos, que visa a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para executar processos de forma mais eficaz, é uma ação extremamente importante para que as empresas prosperem.

Para se ter uma ideia, de acordo com dados do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), atualmente, 20% do Produto Interno Bruto (PIB) do mundo é investido na execução dos mais diversos tipos de projetos. Isso significa que 12 trilhões de dólares de toda a riqueza mundial são gastos com o esforço de melhorar, criar ou construir algo, por meio do planejamento.

Diante deste cenário, como desenvolver e aprimorar, de maneira assertiva, este departamento tão necessário para uma empresa?

A pergunta pode ser complexa, visto que cada instituição tem sua forma de operar. Entretanto, alguns fatores são determinantes para a construção de um projeto eficiente.

A eficiência operacional

Definir as responsabilidades de cada profissional é a primeira etapa de qualquer projeto. Além disso, é essencial estabelecer estratégias que contribuam para o planejamento de forma mais eficiente, como melhorar a comunicação entre as equipes, definir um cronograma e metas bem claras e gerenciar os riscos. Outros pontos são cruciais, tais quais:

Definir indicadores de performance: os indicadores são importantes ferramentas de gestão. Utilizadas para orientar e avaliar performance de um time ou processo, essas métricas permitem a identificação de pontos como a aderência a prazos, desempenho e o impacto que as medidas tiveram no dia a dia do negócio. Deste modo, é possível garantir eficiência nos processos, identificando a qualidade do trabalho ou eventuais problemas.

Estabelecer reuniões periódicas entre as equipes: durante cada etapa de definição de um planejamento, é essencial realizar reuniões. É uma estratégia simples, mas que pode evitar possíveis problemas durante a operação, além de manter os times sempre alinhados.

Adquira uma solução de gestão de projetos: um software de gestão de projetos oferece grandes impactos positivos nos processos gerenciais. Isso porque ele trabalhará armazenando e conectando todas as informações sobre cada etapa, agregando metas, rotinas, estratégias, responsabilidades e indicadores em um único lugar.

Benefícios de um time de projetos bem estruturado

Após definida todas as estratégias, é possível que as operações da empresa sejam realizadas de maneira mais assertiva, garantindo bons resultados, reduzindo os custos e aumentando os lucros. Além do ganho de eficiência operacional, é possível destacar outros benefícios, como:

  • Melhor cumprimento dos prazos;
  • Controle sobre o ROI (Retorno sobre Investimentos);
  • Aumento de produtividade;
  • Tomada de decisões mais assertivas;
  • Atendimento ao cliente otimizado.

Por fim, é importante destacar que, para que a gestão de projetos seja bem definida, é necessário o apoio de todos os integrantes da empresa, visto que esse é um trabalho de mão dupla e necessita dos esforços em conjunto. O líder, por sua vez, deve gerir de forma responsável todos os projetos, a fim de atingir os objetivos estabelecidos antes do início de cada um. Além disso, é seu dever gerenciar as equipes, monitorar cada etapa e processo e manter o time empenhado em suas atividades.

Reforço o que essa tarefa é complexa e demanda muitos cuidados e colaboração de todos. No entanto, com toda certeza, o gerenciamento correto é essencial para o crescimento de sua empresa!

Fonte: https://itforum365.com.br/por-que-aprimorar-a-area-de-projetos-da-sua-empresa/

Dicas

Cuidado, a forma como você trata colegas de trabalho pode afetar seu sono

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Já pensou que a maneira como você trata seus colegas afeta seu sono? Quando deita na cama, você logo pega no sono ou fica acordado remoendo seu dia?

Pesquisadores da Universidade de Iowa, nos Estados Unidos, descobriram uma relação entre o comportamento no trabalho e a qualidade do sono. Ser mais gentil com os colegas de trabalho pode garantir noites mais tranquilas, enquanto ações negativas atrapalham o sono.

A pesquisa relacionou três estudos feitos com 600 trabalhadores nos Estados Unidos e na China. Em dois deles, os entrevistados relataram seus comportamentos, como se sentiram fora do trabalho e como dormiram por 10 dias. Os mais “malcomportados” – que contavam fofocas, culpavam colegas, eram agressivos ou inapropriados – passavam a noite remoendo suas ações (resultando em alguns casos insônia). Em terceiro estudo, os funcionários tiveram que relembrar de como agiram no passado. Os malcomportados tiveram o sono mais prejudicado pela memória em comparação àqueles que se lembraram de coisas mais corriqueiras.

De alguma forma, prejudicar seus colegas de trabalhado tem seu preço. Segundo coordenador do estudo, as pessoas percebem que suas ações prejudicam sua imagem e moral. Embora os pesquisadores não tenham observado qualquer efeito positivo para os bons camaradas do escritório, uma boa noite de sono parece uma recompensa justa. Então, já sabe: seja mais gentil e bom descanso.

*Fonte: Exame

Dicas

O que fazer quando o colaborador tem atitudes inconvenientes e prejudica o ambiente de trabalho?

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A equipe de trabalho é repleta de profissionais de diferentes perfis, porém tem um colega que é osso duro de roer! Citamos aqui algumas atitudes “realizadas” por esse colaborador inconveniente: fala alto ao celular, puxa conversa o tempo todo (principalmente em momentos impróprios), chega atrasado, fala mal e debocha das pessoas (inclusive do chefe). O problema é o fato que ele pode prejudicar e contagiar a equipe. E se uma peça não funciona bem, a máquina como um todo pode ser danificar. Para minimizar ou acabar com o problema é necessário conhecer as suas causas.
 
Os problemas podem estar ligados ao comportamento, que em alguns casos são difíceis de resolver, sendo que medidas extremas podem ser tomadas, porém em outros os circunstâncias estão ligados ao conhecimento e técnica sendo mais fáceis para resolução. O primeiro passo do líder é uma boa conversa para demonstrar a esse funcionário que sua conduta está incomodando, se isso não resolver, a intervenção do RH deve ser realizada para orientar o gestor e os colegas a como lidar com o problema. É importante que o líder tome providências para que sua imagem não caia em descrédito com os outros colaboradores. Gostou? Curta a nossa página e fique por dentro de várias dicas.
 
Fonte: Revista gestão de negócios número 54.
Dicas

Porque a motivação é a chave para o sucesso da sua empresa

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Para o alcance dos objetivos, a organização precisa do comprometimento e trabalho árduo de toda a equipe, porém quando o ambiente empresarial não está harmonioso isso pode impactar na produtividade. Um funcionário desmotivado não executa suas funções porque não valoriza a atividade realizada ou a empresa, o que diretamente influência nos objetivos da organização. Para manter uma equipe motivada destacamos que o líder deve expressar seu reconhecimento e dedicação por parte do time (feedback positivo e negativo), incentivar os membros a inovar nas suas tarefas (quem não gosta de ser desafiado) e por último e não mesmo importante identidade das tarefas (claramente saber o porquê está realizando uma determinada tarefa, sua importância).

Gostou da dica? Curta a nossa página e fique por dentro de várias orientações importantíssimas para a sua vida profissional.