Como as pessoas bem-sucedidas escrevem e-mails para conseguir o que querem

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Todo e-mail que você envia, você gasta capital intelectual precioso. Além disso o tempo é um recurso valioso e você pode desperdiçar o tempo das pessoas se suas comunicações não valerem a pena ou se forem incompletas. Envie alguns e-mails inúteis e você poderá perder a pessoa para sempre.

Para garantir que as pessoas responderão ou agirão de acordo com seu e-mail, sejam minuciosas e precisas. Cada comunicação por e-mail é sua oportunidade de se defender e se aproximar de seus objetivos. Revise esta lista de verificação de nove itens antes de enviar um e-mail:

  1. Considere o que mais está acontecendo com o destinatário.

Você aprendeu que a pessoa que você está enviando por e-mail ganhou recentemente um prêmio ou você gostou de ouvi-los falar em uma conferência? Resumidamente parabenize a pessoa ou mostre apreço pelo seu trabalho.

Seu e-mail deve estar focado, mas isso não significa perder a oportunidade de elogiar o destinatário. Louvor é sempre apreciado e uma ótima maneira de colocar o destinatário no estado de espírito certo.

  1. Pense no que mais está acontecendo com você.

Não perca a oportunidade de compartilhar o que há de novo em sua vida. Você trocou de emprego recentemente ou escreveu um artigo que pode ser de interesse para o destinatário? Compartilhe atualizações. Quanto mais as pessoas souberem de você, mais fácil será para as pessoas pensarem em você quando encontrarem oportunidades interessantes.

  1. Esteja ciente do que está acontecendo atualmente no mundo.

Se for a época de festas, diga “Boas Festas”. Se você ouviu as notícias de um incidente ocorrendo em sua região geográfica, deixe a pessoa saber que você está pensando nelas. Esse gesto simples pode criar uma conexão emocional e preencher a distância eletrônica entre o remetente e o destinatário.

  1. Responda

Não deixe o destinatário do e-mail adivinhando. Responda: quem, o que, quando, onde e porquê. Para qualquer evento ou situação, dê algum contexto para que a pessoa possa entender o que você está tentando comunicar. Informações suficientes permitem um melhor engajamento e reduzem a quantidade de idas e vindas, que as pessoas ocupadas apreciam.

  1. Não comece com “eu”

O presidente e CEO da Loews Hotels, Jonathan Tisch, aconselha a não iniciar sentenças com a palavra “eu”. Isso ajuda você a “enquadrar seu ponto no contexto da outra pessoa”, não a si mesmo. Quando você começa com a palavra “eu”, “envia uma mensagem de que você é mais importante do que a pessoa com quem você está se comunicando”, disse Tisch. Embora pareça contra intuitivo, mostrar que você está pensando sobre eles e não sobre si mesmo fará com que o destinatário fique mais inclinado a ouvi-lo e apoiá-lo.

  1. Inclua o anexo.

Se você quiser compartilhar um documento como anexo, verifique se o documento está anexado. Leva um segundo para verificar e evita que você tenha que enviar outro e-mail. E quanto mais e-mails você enviar, menos tempo o destinatário gastará em cada e-mail.

  1. Questione a precisão do conteúdo.

Não diga coisas falsas. Não exagere. Certifique-se de que o que você diz é um reflexo preciso da situação. Não corra o risco de perder a confiança destinatário.

  1. Revise o tom.

Um dos maiores perigos do e-mail é que o destinatário não entendeu a intenção do remetente. Nada bate comunicação em pessoa. Para evitar que as coisas se percam na tradução, releia suas palavras para o tom.

Você está usando a palavra “você” demais para que a pessoa possa interpretar que você está ordenando? O seu e-mail é muito curto e a pessoa pode achar que você é brusco com eles? Aproveite a oportunidade para minimizar a possibilidade de suas palavras serem tomadas de maneira errada. Mantenha a confiança do destinatário em você.

  1. Verificação ortográfica.

Você é humano. Você fará erros de digitação. Alguns destinatários veem os erros de digitação, outros não. Independentemente disso, erros de ortografia sugerem descuido e quanto você valoriza o destinatário. Isso mostra quanto tempo e esforço você coloca na comunicação. Habilite a verificação ortográfica e a revisão para mostrar que sua atenção está no destinatário. Acima de tudo, não inclua a frase “por favor, desculpe erros de digitação”, pois isso indica ao destinatário que você está ocupado demais para eles.

Seus e-mails são um reflexo de você. Cada e-mail é uma oportunidade para o destinatário decidir se o remetente é um recurso valioso e, por sua vez, vale a pena. Se você deseja ser digno do tempo de outras pessoas e as pessoas ficarem ansiosas por ouvir você, siga este guia para criar e-mails eficazes de maneira consistente.

Revista Forbes / Autora Avery Blank

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