Todo e-mail que você envia, você gasta capital intelectual precioso. Além disso o tempo é um recurso valioso e você pode desperdiçar o tempo das pessoas se suas comunicações não valerem a pena ou se forem incompletas. Envie alguns e-mails inúteis e você poderá perder a pessoa para sempre.
Para garantir que as pessoas responderão ou agirão de acordo com seu e-mail, sejam minuciosas e precisas. Cada comunicação por e-mail é sua oportunidade de se defender e se aproximar de seus objetivos. Revise esta lista de verificação de nove itens antes de enviar um e-mail:
- Considere o que mais está acontecendo com o destinatário.
Você aprendeu que a pessoa que você está enviando por e-mail ganhou recentemente um prêmio ou você gostou de ouvi-los falar em uma conferência? Resumidamente parabenize a pessoa ou mostre apreço pelo seu trabalho.
Seu e-mail deve estar focado, mas isso não significa perder a oportunidade de elogiar o destinatário. Louvor é sempre apreciado e uma ótima maneira de colocar o destinatário no estado de espírito certo.
- Pense no que mais está acontecendo com você.
Não perca a oportunidade de compartilhar o que há de novo em sua vida. Você trocou de emprego recentemente ou escreveu um artigo que pode ser de interesse para o destinatário? Compartilhe atualizações. Quanto mais as pessoas souberem de você, mais fácil será para as pessoas pensarem em você quando encontrarem oportunidades interessantes.
- Esteja ciente do que está acontecendo atualmente no mundo.
Se for a época de festas, diga “Boas Festas”. Se você ouviu as notícias de um incidente ocorrendo em sua região geográfica, deixe a pessoa saber que você está pensando nelas. Esse gesto simples pode criar uma conexão emocional e preencher a distância eletrônica entre o remetente e o destinatário.
- Responda
Não deixe o destinatário do e-mail adivinhando. Responda: quem, o que, quando, onde e porquê. Para qualquer evento ou situação, dê algum contexto para que a pessoa possa entender o que você está tentando comunicar. Informações suficientes permitem um melhor engajamento e reduzem a quantidade de idas e vindas, que as pessoas ocupadas apreciam.
- Não comece com “eu”
O presidente e CEO da Loews Hotels, Jonathan Tisch, aconselha a não iniciar sentenças com a palavra “eu”. Isso ajuda você a “enquadrar seu ponto no contexto da outra pessoa”, não a si mesmo. Quando você começa com a palavra “eu”, “envia uma mensagem de que você é mais importante do que a pessoa com quem você está se comunicando”, disse Tisch. Embora pareça contra intuitivo, mostrar que você está pensando sobre eles e não sobre si mesmo fará com que o destinatário fique mais inclinado a ouvi-lo e apoiá-lo.
- Inclua o anexo.
Se você quiser compartilhar um documento como anexo, verifique se o documento está anexado. Leva um segundo para verificar e evita que você tenha que enviar outro e-mail. E quanto mais e-mails você enviar, menos tempo o destinatário gastará em cada e-mail.
- Questione a precisão do conteúdo.
Não diga coisas falsas. Não exagere. Certifique-se de que o que você diz é um reflexo preciso da situação. Não corra o risco de perder a confiança destinatário.
- Revise o tom.
Um dos maiores perigos do e-mail é que o destinatário não entendeu a intenção do remetente. Nada bate comunicação em pessoa. Para evitar que as coisas se percam na tradução, releia suas palavras para o tom.
Você está usando a palavra “você” demais para que a pessoa possa interpretar que você está ordenando? O seu e-mail é muito curto e a pessoa pode achar que você é brusco com eles? Aproveite a oportunidade para minimizar a possibilidade de suas palavras serem tomadas de maneira errada. Mantenha a confiança do destinatário em você.
- Verificação ortográfica.
Você é humano. Você fará erros de digitação. Alguns destinatários veem os erros de digitação, outros não. Independentemente disso, erros de ortografia sugerem descuido e quanto você valoriza o destinatário. Isso mostra quanto tempo e esforço você coloca na comunicação. Habilite a verificação ortográfica e a revisão para mostrar que sua atenção está no destinatário. Acima de tudo, não inclua a frase “por favor, desculpe erros de digitação”, pois isso indica ao destinatário que você está ocupado demais para eles.
Seus e-mails são um reflexo de você. Cada e-mail é uma oportunidade para o destinatário decidir se o remetente é um recurso valioso e, por sua vez, vale a pena. Se você deseja ser digno do tempo de outras pessoas e as pessoas ficarem ansiosas por ouvir você, siga este guia para criar e-mails eficazes de maneira consistente.
Revista Forbes / Autora Avery Blank